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FAQs zum Thema Exchange

  • Wie bekomme ich einen Exchange-Account?
    Jeder neue Angehörige der HM erhält standardmäßig einen Mail-Account. Mit diesem Mail-Account kann Exchange sofort genutzt werden.

  • Wie groß ist mein Postfach (Quota)?
    Derzeit beträgt die Standardquota für Mitarbeiter 5 GB, für Studierende 1 GB pro Nutzer.
    Funktionsträger erhalten derzeit bis 8 GB.

  • Wie groß dürfen Mails sein?
    Mails sind bis maximal 50 MB zugelassen, größere Mails werden zurückgewiesen.

  • Gibt es eine Mengenbeschränkung (Rundmail) beim Versand von E-Mails?
    Jeder Nutzer kann an maximal 250 Empfänger in einem Zeitraum von 24 Stunden versenden. Sollten Sie an Exchange Verteilerlisten senden, so zählt dies als ein Empfänger. In begründeten Fällen kann das Limit bis auf maximal 1000 Empfänger erhöht werden.
    Wenn Sie Mails an einen größeren Personenkreis, bzw. an bestimmte größere Gruppen versenden müssen, kann das über das Rundmail-Tool durchgeführt werden. Wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Rundmail-Beauftragten .

  • Wie ändere ich meine Mailadressen?
    Mailadressen sind fest vergeben und können nicht geändert werden.
    Studierende können einmalig aus einer vorgegebenen Liste mit Aliasnamen eine Wahl treffen. Der Alias ist dann nicht mehr veränderbar.

  • Wie richte ich eine Weiterleitung ein? Über das Account-Portal !

  • Wie ändere ich mein Passwort? Über das Account-Portal !

  • Ab wann ersetzen Shared Mailboxen (SMB) die bisherigen Funktionsmail-adressen?
    Die Umstellung auf SMB erfolgt schrittweise und hat bereits begonnen. Organisationseinheiten der HM können neue SMB bei der Zentralen IT über das Kontakt-Formular beantragen. Voraussetzung ist, dass alle Nutzer der SMB auf Exchange umgestellt sind.
    Vorhandene Funktionsmailboxen werden dann transferiert, wenn alle potentiellen Nutzer dieser Mailbox in Exchange sind.

  • Wie beantrage ich eine Shared Mailbox (SMB)?
    Derzeit können SMB ausschließlich von der Zentralen IT angelegt werden. Antrag über unser Kontakt-Formular .

  • Wie bekomme ich Zugriff auf eine Shared Mailbox?
    Die SMB muss von einem Administrator der Zentralen IT für Sie eingerichtet worden sein.

  • Wie funktioniert "bouncen" unter Outlook?
    Leider unterstützt Outlook das Bouncen von E-Mails nicht.
    Es ist aber nach wie vor möglich, mit einem beliebigen IMAP-Client E-Mails abzurufen und über SMTP wieder zu versenden. Wenn dieser Client bouncen unterstützt, sollte es problemlos funktionieren. Bei Thunderbird gibt es z.B. das Plug-In „Mail Redirect“, mit dem so etwas möglich ist.

  • Welche Informationen kann man in meinem Kalender sehen?
    Wenn Sie den Outlook-Kalender das erste mal öffnen, finden Sie die Voreinstellung vor. Das bedeutet: alle anderen Hm Mitglieder sehen Ihre Frei-/ Gebuchtzeiten als grafischen Platzhalter; ohne Details wie Ort oder Titel. Freigaben mit eingeschränkteren oder erweiterten Rechten können vom User separat eingestellt werden. In unserer Anleitung finden Sie mehr Informationen zu diesem Thema.

  • Welche Berechtigungen muss ich setzen, damit jemand Termine in meinem Kalender setzen kann?
    In unserer Anleitung finden Sie alle Informationen zu diesem Thema.

  • Wie kann ich Termine in einen "fremden" Kalender eintragen?
    In unserer Anleitung finden Sie alle Informationen zu diesem Thema.

  • Wie erzeuge ich Kalendergruppen?
    In unserer Anleitung finden Sie alle Informationen zu diesem Thema.

  • Wie sehe ich, wem ich alles welche Rechte in meinem Kalender eingeräumt habe?
    Über den Reiter "Kalender" > "Kalenderberechtigung" kann man die Berechtigungen einsehen.

  • Kann ich mehr als 30 Kalender gleichzeitig darstellen?
    Ja. In unserer Anleitung finden Sie alle Informationen zu diesem Thema.

  • Wie funktioniert der Abwesenheitsassistent?
    Der Abwesenheitsassistent kann über Outlook eingestellt werden (siehe Anleitung)

  • Was hat es mit den verschiedenen Adressbuch-Listen auf sich?
    Noch sind nicht alle Listen befüllt!
    • Globale Adressliste (GAL) ist die Adressliste auf dem Server, diese ist immer aktuell und wird dann verwendet, wenn Outlook am Server hängt.
    • Dann gibt es noch Funktionsmailadressen, wie z. B. "Studienberatung" oder "Reinigungsdienst". Diese Postfächer erscheinen als eigene Postfächer in Outlook mit kompletter Ordnerstruktur, also Posteingang, Postausgang etc.
    • Räume können als Raumpostfächer definiert werden. Damit kann ich einen Raum z. B. zu einer Besprechung "einladen", dadurch wird dieser reserviert.
    • Dann gibt es noch die Ressourcenpostfächer, also z. B. ein Beamer, ein Dienstfahrzeug etc. Buchung wie bei Räumen.
    • Und dann noch die Verteilerlisten: Sie enthalten nur Exchange-interne Adressen und werden vom System wie ein einzelner Empfänger behandelt.

  • Mails im Outlookordner werden nicht angezeigt, aber im OWA; wie kann ich das ändern?
    Im Outlook-Client den Reiter "Start" klicken, dort bei Junk-E-Mail die Funktion Junk-E-Mail-Optionen wählen und dort " Keine automatisches Filterung. ..." wählen.

  • Wieso landen überdurchschnittlich viele Mails, Exchange_Junk-Mails darunter auch von meinen Kollegen, im Junk?
    Ziehen Sie bitte die betreffenden Mails aus dem Junk-Ordner in den Posteingangsordner. Outlook "erkennt" zukünftig, dass Sie dem Absender vertrauen und sortiert diese Mail zukünftig nicht mehr als Junk ein. Unabhängig davon prüfen Sie bitte in diesem Falle Ihre Junk-Filterung und passen Sie sie gegebenenfalls an. (siehe nebenstehendes Bild, zum Vergrößern anklicken).
    Hinweis: Die Mails werden bereits vom LRZ gefiltert bevor sie in Ihrem Mailordner ankommen. Outlook filtert dann noch einmal. Deshalb reicht an dieser Stelle die Option "Keine automatische Filterung".

  • Kann ich mich aus dem MS-Exchange-Adressbuch austragen?
    Sie können die Sichtbarkeit im Exchange Adressbuch über das Account-Portal eingrenzen.
    In unserer Anleitung finden Sie alle Informationen zu diesem Thema.

  • Was mache ich, wenn immer wieder Fehlermeldungen beim eMail-Versand mit Outlook an eine bestimmte eMail-Adresse kommen?
    Wenn Sie beim Versenden an eine bestimmte eMail-Adresse immer eine Fehlermeldung bekommen, liegt es in der Regel daran, dass sich die Adresse geändert hat oder gelöscht wurde, aber immer noch im internen Puffer von Outlook gespeichert ist. So entfernen sie diese falschen Einträge.

  • Wenn Outlook nicht mehr richtig funktioniert!
    Bitte wenden Sie sich an Ihren zuständigen Exchange-Beauftragten


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